beonlinebyhp.com

Малий бізнес покладається на співробітників, які подорожують або зустрічаються з клієнтами, щоб розвивати свій бізнес, і це часто може спричинити ділові зустрічі за обідом. Працівники, які несуть витрати на харчування, очікують, що їхні роботодавці відшкодують їх. Ключовим для роботодавців є розробка політики відшкодування їжі, яка гарантує, що витрати на харчування працівників не є надмірними та що відшкодування подається своєчасно та детально.

Прохання про відшкодування

Більшість компаній вимагають від працівників подання звіту про витрати, в якому детально викладаються витрати на харчування. Разом із формою працівник повинен додати необхідні квитанції про витрати на їжу. Ці звіти надходять до її керівника, який повинен затвердити витрати, перш ніж передавати їх у дебіторську заборгованість компанії.

Щоб дотримуватися строків, що підлягають сплаті кредиторської заборгованості, співробітники мають певний час, щоб подати звіт про витрати на відшкодування. Цей період може становити десь від 30 днів до 90 днів після витрати їжі. Власникам малого бізнесу найкраще подавати звіти про витрати до кінця місяця, щоб їх можна було обробити. Закритий цикл місяця може становити сім днів, тому допомога на витрати повинна бути принаймні за три дні до початку цього циклу.

Квитанції

Політика компанії щодо відшкодування їжі може бути м’якою щодо надходжень, які працівник повинен подати разом зі своїм звітом про витрати. Наприклад, страви, вартість яких менше 5 доларів, часто не супроводжуються квитанцією. Однак для харчування, вартість якого перевищує 30 доларів, майже завжди потрібна квитанція. Якщо роботодавець платить за допомогою кредитної картки, може знадобитися деталізована квитанція, а не лише квитанція кредитної картки.

Максимальна сума

Компанії, що дозволяють відшкодувати працівникам витрати на харчування, часто встановлюють обмеження щодо суми відшкодування працівнику. Загалом працівники можуть їсти триразово - снідати, обідати та вечеряти. Незважаючи на те, що призначені суми коливаються в широких межах, Довідник працівника зазначає, що вони складають 12 доларів на сніданок і обід на день і 30 доларів на вечерю на день.

Закуски або перерви між прийомами їжі, як правило, не покриваються, як і алкогольні напої. Ці максимальні суми можна відкоригувати, якщо працівник забирає вкладку в рамках ділової зустрічі з іншими колегами в компанії. Те саме стосується випадків, коли працівник покриває їжу для клієнта, якого вона виводить на їжу в рамках ділової зустрічі.

Документація

Працівник повинен буде задокументувати назву ресторану та дату їжі як частину звіту про витрати.

Крім того, політика відшкодування їжі може вимагати від працівника задокументування імен тих, хто присутній під час їжі. Цього вимагає не лише компанія, а й Служба внутрішніх доходів. Ім'я, звання та компанія повинні бути задокументовані разом із назвою ресторану.

Розташування

Залежно від міста, в якому харчується працівник, максимальна сума, яку вони можуть витратити на своє харчування, може бути вищою або меншою. Багато компаній розуміють, що вартість їжі буде вищою в місті, де вартість життя вища. Щоб компенсувати цю різницю, компанії дозволять працівникам, які подорожують до місць із вищими витратами на життя, мати можливість витрачати більше на своє харчування, якщо це необхідно.