beonlinebyhp.com

Бухгалтерський облік на основі фондів, або бухгалтерський облік фондів, - це система, що використовується некомерційними організаціями та державними установами для управління своїми грошима. Бухгалтерський облік за цільовим призначенням відрізняється від системи, що використовується в звичайному комерційному бізнесі, оскільки метою є збереження підзвітності та відстеження того, як використовується фінансування, а не моніторинг прибутковості компанії. Незалежно від того, пов’язаний він з некомерційною організацією чи донором, який сприяє різноманітним благодійним організаціям, вивчення бухгалтерського обліку фондів допоможе вам зрозуміти фінансову структуру таких типів організацій.

Хто використовує облік коштів?

Оскільки метою бухгалтерського обліку фондів є управління пожертвами, фінансуванням із зовнішніх джерел або доходом від збору коштів, організації, які не працюють з метою отримання прибутку, використовують цей метод обліку. Деякі організації, які можуть використовувати цю систему, включають:

• Благодійні організації
• Церкви чи релігійні установи
• Державні установи або уряди
• Некомерційні будинки престарілих або лікарні
• Навчальні заклади
• Основи для мистецтв

Бюджети, програмування та збір коштів

Коли некомерційна організація створює свою структуру фонду, вона створює окремий фонд для кожного основного підрозділу або функції в організації. Приклади коштів можуть включати:

• Загальний фонд: Використовується для рутинних управлінських витрат організації.
• Фонд основних фондів: Використовується для обслуговування будинків, розширення приміщень, обладнання тощо.
• Збір коштів: Кошти, що використовуються для отримання додаткового доходу, підтримки відносин з донорами тощо.
• Кошти програми: Використовується для виконання програм та послуг організації.

У кожному з цих фондів можуть бути підкатегорії, які кодуються та відстежуються окремо. Наприклад, церква може мати різноманітні програми, що пропонуються декільком групам людей, наприклад, дитяче програмування, сімейні заходи або громадська робота. Кожна група мала б свою підкатегорію в рамках Фонду програм. Після встановлення бюджету кожній групі буде виділено певну суму грошей, яку вони зможуть витратити на свої програми протягом року.

З роком рік гроші, витрачені кожною групою, будуть реєструватися у відповідному фонді. Якщо припустити, що книга бухгалтерського обліку постійно оновлюється, у будь-який час протягом року розпорядник коштів цієї групи повинен мати можливість точно бачити, скільки грошей було витрачено, на що їх було витрачено та скільки грошей залишається у фонді . Цей тип детального обліку допомагає членам дотримуватися бюджету, забезпечуючи при цьому ретельне витрачання коштів на кожну визначену мету.

Види категорій фондів

В рамках бухгалтерського обліку є два типи фондів, обмежені та необмежені, кожен з яких визначає, як і коли гроші можуть бути витрачені.

1. Обмежені кошти: Кошти, які мають обмеження, як правило, призначаються донором чи фондом, що присуджує грант, на певні цілі. Кошти повинні вноситися лише до спеціально призначеного фонду, а потім використовуватися лише з цією метою. Наприклад, якщо донор дає 5000 доларів за придбання нових комп’ютерів, ці гроші не можуть бути використані для придбання лише кількох комп’ютерів, а також нових парт та стільців. Обмежені кошти існують у двох формах.

• Тимчасово обмежені кошти: Ці кошти часто призначені або для певної мети, або для використання протягом певного періоду часу, скажімо, протягом одного року. Вони можуть бути підняті під час конкретної кампанії з певною метою і навіть включати широке використання. Наприклад, під час кампанії покращення капіталу, коли організація сподівається розширити свою будівлю, придбати нові меблі та модернізувати обладнання, вона може повідомити своїх донорів про різноманітні потреби. Кожен, хто віддає участь у цій кампанії, повинен розраховувати, що їх пожертви спрямовуватимуться лише на ті конкретні витрати.

• Постійно обмежені кошти: Кошти, які постійно обмежуються з боку донора, ніколи не вичерпуються, а продовжуються необмежено довго. Ці фонди функціонують як інвестиційні рахунки, де пожертва приносить відсотки. Дохід, зароблений за рахунок цих коштів, можна витрачати для задоволення потреб організації, але початкова сума пожертви може не торкатися.

2. Необмежені кошти: Гроші цієї категорії можуть бути використані на будь-які потреби в організації. Ці кошти можуть бути передані до загального операційного фонду або призначені для інших конкретних фондів на розсуд правління. Необмежені кошти також можна переміщувати, якщо є потреба у певній області.

Залишки коштів у кожному з цих фондів також потрібно буде повідомляти на бланках IRS на кінець року для організацій, звільнених від сплати податку на прибуток. Повернення інформації, форма 990 IRS, - це спосіб, яким некомерційні організації звітують про свою фінансову діяльність, підтримують відповідність федеральним правилам та демонструють відповідальність перед громадськістю. Ці повернення є відкритими для громадського огляду.

Правила пожертв

Коли донори дарують подарунок некомерційній організації, вони повинні вказати, чи є у них обмеження щодо розміщення коштів. Зазвичай це робиться у вигляді подарункового листа. Однак, якщо донор не вказує, яким чином гроші повинні бути використані, тоді організація може розподілити пожертву серед будь-яких своїх фондів, як вважає за потрібне.

Банківські рахунки та облік фондів

Бухгалтерія фонду, хоча і є спеціалізованою системою відстеження внутрішніх витрат, не вимагає спеціальних банківських правил. Організація не повинна вести окремі банківські рахунки для кожного свого фонду в рамках некомерційної організації; індивідуальні рахунки потребують набагато більше праці та витрат. Щоб спростити, всю готівку організації можна зберігати на одному банківському рахунку. Тільки відстеження цих грошей потрібно розбити на сегменти.

Єдиним винятком з цього можуть бути кошти, які є частиною постійно обмеженого фонду фінансування. У цій ситуації грошовий подарунок вкладається в окремий процентний засіб. Відсотки, що накопичуються, дозволяється використовувати для потреб некомерційної організації, як зазначено, але принцип повинен залишатися вкладеним.

Відповідність гранту та звітування

Своєчасне та точне звітування про те, як використовуються кошти, є важливим для некомерційних організацій, які отримують грантові кошти від фондів чи інших організацій. Майже всі гранти вимагають, щоб одержувачі складали докладні звіти про те, як витрачали обдаровані гроші. Вони також повинні надати детальну інформацію про те, як подарунок впливав на програми та цілі організації. З цієї причини всі витрати повинні бути записані у відповідний фонд. Неможливість точно записати грантові гроші, а потім належним чином повідомити про їх витрачання, може не тільки поставити під загрозу майбутні грантові внески, а й звільнити статус некомерційної організації від оподаткування.

Спеціалізоване програмне забезпечення для бухгалтерського обліку фондів

Хоча чи не є строго необхідним використання бухгалтерського програмного забезпечення, спеціально розробленого для некомерційної організації, програмне забезпечення з унікальними функціями, розроблене для задоволення потреб некомерційної організації, може виявитися корисним. Термінологія в програмах часто узгоджується з некомерційною ленго, і багато пакетів пропонують функції, які допомагають відстежувати пожертви, створювати бюджети за фондами та видавати донорські листи. Однак проведіть дослідження перед тим, як зробити покупку, щоб переконатися, що ви отримаєте необхідні функції, не платячи за додаткові послуги, які не будуть вам справді на користь.