beonlinebyhp.com

Погане спілкування на робочому місці шкодить стосункам і загальній продуктивності праці. Сильна комунікація забезпечує точну інформацію таким чином, щоб одержувач міг зрозуміти та використати її. Часто слабка комунікація є наслідком невміння розглядати повідомлення та його засіб.

Виберіть відповідну аудиторію

Вибір аудиторії для вашого повідомлення може бути складним. Надсилання електронного повідомлення всім у компанії, коли ваша інформація стосується лише шести людей, сприяє перевантаженню поштових скриньок. Насправді, ви можете в кінцевому підсумку провести решту робочого дня в очікуванні непроханих, а часто і безпорадних думок усіх, хто отримав ваше повідомлення.

У той же час, ви не хочете ненавмисно залишати когось поза розмовою, якщо він повинен бути її частиною. Приділіть час, щоб обміркувати, хто повинен бути учасником зборів, конференц-дзвінків або списку розсилки. Якщо ви не впевнені, попросіть свого керівника відгук або запитайте відповідну особу, чи хоче вона брати участь в обговоренні.

Виберіть правильний засіб

Сучасний офіс пропонує безліч засобів комунікації, включаючи електронну пошту, обмін миттєвими повідомленнями та надсилання текстових повідомлень, очні обговорення, телефонні дзвінки та відеоконференції. На жаль, усі ці рішення можуть перешкоджати спілкуванню, а не сприяти йому. Як результат, люди у вашому офісі можуть вибрати той засіб, який їм особисто найбільше комфортно, а не той, який найкраще підходить для повідомлення.

Прикладом цього є повідомлення поганих новин працівникові. Якщо вам або одному з ваших менеджерів доведеться звільнити працівника, повідомити його про провал проекту або пояснити, що він не отримав бажане підвищення, поговоріть з ним віч-на-віч. Зустріч із працівником особисто демонструє співчуття та повагу, підсилює серйозність спілкування та дозволяє йому задавати питання.

Важливо також бути гнучким і змінювати середовище, коли стає очевидним, що той, яким ви користуєтесь, більше не працює. Якщо ви починаєте спілкуватися по електронній пошті, але все ж виявляєте, що вас неправильно зрозуміли або що ви відчуваєте багато взаємних обмінів, намагаючись уточнити деталі та відповісти на питання, зупиніть електронні листи. Натомість зателефонуйте людині, з якою ви спілкуєтесь, або зупиніться біля її столу, щоб продовжити розмову.

Надайте достатньо деталей в електронних листах

Прагнення уникати надто довгих та складних електронних листів є благородним. У той же час деякі люди, як правило, надсилають електронні листи, які є надто короткими та не передають важливу інформацію. Принаймні, електронний лист повинен висвітлювати важливу інформацію та надавати одержувачам документи або посилання, які вони можуть використовувати для подальшого дослідження:

Приклади:

Занадто короткий електронний лист:

"Положення, що регулюють ліцензійні збори для косметологів, змінилися. Повний текст нового положення див. За цим посиланням: //www.statecosmotologyboard.org".

Корисний електронний лист:

"Ми дізналися, що в Грузії відбулася зміна зборів за ліцензування косметології. Нові збори набувають чинності з 1 жовтня 2018 року:

Зараз плата за нових ліцензіатів складає 25 доларів на рік.

Плата за поновлення ліцензії становить 20 доларів США, що сплачується кожні три роки.

Плата за взаємне ліцензування (для тих, хто хоче передати свою ліцензію з іншої держави) становить 25 доларів США.

Повний текст можна прочитати на веб-сайті кафедри: //www.statecosmotologyboard.org. Повідомте мене, якщо у вас виникнуть запитання ".

Використовуйте правильну орфографію, пунктуацію та граматику

Погана орфографія, пунктуація та граматика не тільки ускладнюють спілкування, але й підривають довіру до комунікатора. Усім у вашій організації слід заохочувати використовувати засоби перевірки правопису та граматики, що входять до складу більшості програм обробки текстів. Крім того, працівники повинні дозволити собі багато часу для письмового спілкування, щоб вони могли вичитувати та редагувати свої роботи.

Перевірте факти та інформацію

Дезінформація може завдати шкоди моральному духу на робочому місці та призвести до дорогих помилок. Всім працівникам слід заохочувати витратити час на перевірку інформації, перш ніж передавати її усно або письмово. Якщо перевірка неможлива, важливо звернути увагу на можливу неточність.

Приклади:

Коли письменник не впевнений у факті:

" Я вважаю, що пан Джонс служив в армії ще в 1990-х, але я не можу перевірити це з його резюме в Інтернеті. У мене є дзвінок до нього з проханням пояснити, і я поінформую всіх, коли почую відповідь ".

Коли інформація стосується обіцянки, яка може бути не виконана:

"Нам сказав наш постачальник, що ми можемо розраховувати на п’ятиденний поворот за нашим замовленням, незважаючи на те, що в середині тижня район може постраждати від сильних штормів. Постачальник запевнив нас, що у них є резервні системи, які дозволять їм виробляти сорочки. Однак потужність після урагану може бути нестабільною, тому я вважаю найкращим порадити нашій команді підготуватися до затримки доставки товару ".

Шукайте огляд сторонніх розробників

Одним недоліком письмового спілкування є те, що воно може бути більш сприйнятливим до неправильного тлумачення. Зробіть все можливе, щоб запобігти непорозумінням, попросивши інших прочитати важливі пам’ятки, електронні листи та листи перед їх відправленням. Попросіть своїх рецензентів надати короткий виклад вашого спілкування: якщо ви визначите області, в яких вас неправильно зрозуміли, внесіть відповідні зміни перед розповсюдженням.